ARTIKKELTEMA

  1. Logg på som forvalter
  2. Utfør kontroll av basisinformasjon
  3. Legg til flere brukere
  4. Opprett støtteordning (tilskuddsordning)
  5. Opprette ny ramme med budsjettområde inkl. bevilgning
  6. Legge inn rapporteringspliktige vedtak som ”Forenklet tilsagn”


I denne artikkelen veileder vi gjennom de første stegene for ny forvalter i RF13.50 systemet. Når disse stegene er gjennomført kan forvalter publisere støtteordning og søkere kan fylle ut og sende inn elektroniske søknader.


Det finnes 2 typer brukerkonto i RF13.50 (www.regionalforvaltning.no), disse er søker-rolle og forvalter-rolle. Under beskriver vi kort hvilke funksjonaliteter disse bruktertypene/rollene har. 


Søker

  • oppretter brukerkonto selv via startsiden og kan velge å registrere seg som organisasjon eller privat søker
  • fyller ut og sender inn elektroniske søknader på midler knyttet til i hovedsak statlige tilskuddsordninger
  • kan følge med på hva som skjer med innsendte søknader (endring på status og historikk)
  • kan be om utbetaling og inn sende rapporter


Forvalter

  • oppretter og publiserer støtteordninger
  • mottar elektroniske søknader
  • utfører saksbehandling av søknader
  • kan foreta endringer knyttet til regnskap
  • behandler utbetalingsanmodninger
  • m.m



1. LOGG PÅ SOM FORVALTER


Gå til nettside på adressen www.regionalforvaltning.no og logg inn med mottatt brukernavn og passord. Du

skal ha mottatt en e-post eller SMS med brukernavn og passord for pålogging til systemet. Skjermbilde for

pålogging vist under. 



Dersom din kommune/organisasjon ikke enda har fått tilgang til systemet må følgende dokument lastes ned, fylles ut og sendes til din fylkeskommune. Klikk på lenken under for å laste ned dokument "Info Ny Forvalter": https://www.regionalforvaltning.no/Dokumentasjon/Publisert/RF13.50InfoNyForvalter.docx



2. UTFØR KONTROLL AV BASISINFORMASJON


Ved opprettelse av forvalter er det kun innlagt navn og poststed. Denne basisinformasjon må du utføre kontroll

av og fylle ut manglende informasjon som bl.a. organisasjonsnummer og korrekt adresse. 


Endre forvalter

På illustrasjonen under står vi i skjermbildet som vises når vi velger <System> i hovedmenyen og deretter <Endre forvalter> i kolonnen til venstre. I denne menyen endrer man org.nr, adresse og poststed. Navn på forvalter-rolle kan kun endres av support.

(Klikk på bildene for å gjøre dem større)




Innstillinger forvalter

Fane 1: Arkiv

Her konfigurerer man arkivinstillinger



Fane 2: Funksjonalitet

Her kan man gjøre endringer kyttet til publisering og funksjonalitet




Fane 3: Rapportering

Her kan endrer man ledetekster på rapporteringsspørsmpål som søker må besvare i forbindelse med innsendelse av utbetalingsanmodning.




3. LEGG TIL FLERE BRUKERE



Administrator kan opprette flere brukere som får tilgang til forvalterrollen som vist på bildene under.

Brukere kan inneha rollen Administrator som gir full tilgang til all funksjonalitet på forvalternivå, eller

Saksbehandler som gir tilgang til ordinær saksbehandling.


I forhold til hvilken rolle brukere skal ha i systemet kan vi gi følgende anbefaling:

  • for kommune hvor det normalt kun vil være et par brukere, er det mest praktisk at samtlige har rollen Administrator
  • for et større fylke vil det være fornuftig å prøve å begrense antall administratorer, sett derfor rollen Saksbehandler på samtlige brukere som definitivt kun skal inn i systemet for saksbehandling av egne saker


Legg til ny bruker:



Fyll ut personopplysninger og påloggingsinformasjon til brukeren, og lagre:



Send påloggingsinformasjon direkte til bruker:




4. OPPRETT STØTTEORDNING



Som forvalter kan dere publisere støtteordninger som blir benyttet av søkere for å sende inn elektroniske

søknader til dere. Merk følgende om forvalterrolle og støtteordninger:

  1. Dersom dere er en forvalter som skal tilby og publisere tilskuddsordninger offentlig og dere ønsker søkere selv skal fylle ut søknad via RF13.50, må dere opprette støtteordning og publisere denne.
  2. Dersom dere er en forvalter som kun skal bruke RF13.50 som rapporteringsverktøy for et kommunalt næringsfond eller tilsvarende, må dere også opprette minst én støtteordning men det er ikke nødvendig å publisere denne offentlig.

Vi viser her steg som må gjøres for å opprette en støtteordning og publisere denne. 


 


FANE: "STØTTEORDNING"

Konfigurer støtteordning (se skjermbilde på bildet under)

Start utfylling av første fane i konfigurasjon som heter «støtteordning»

  • «Tittel kort» er beregnet for intern bruk, mens «Nettlenke» og «Tittel nettlenke» vil kunne være tilknyttet en spesifikk side på kommunens egen nettside, der mer informasjon om den aktuelle støtteordningen fremgår

  • Knappen «Publisert» angir hvorvidt støtteordningen vil være søkbar/offentlig i regionalforvaltning.no eller ikke

  • «Start publisering» angir dato for når man vil motta søknader. Denne er hensiktsmessig å benytte i forbindelse med publisering av støtteordninger der det foreligger en søknadsfrist, og man har annonsert om dette i aviser for det aktuelle nedslagsfeltet for støtteordningen

  • «Søknadsfrist» er motsatt av start publisering. Når denne datoen er passert vil støtteordningen ikke være publisert, og ei heller tilgjengelig for å kunne opprette nye søknader.

  • Velg hvilket søknadsskjema som skal benyttes på støtteordningen. Her kan en velge mellom «Standard søknadskjema», «Kommunalt næringsfond» eller «Redigerbart skjema». «Standard søknadskjema» er mer omfattende og har flere spørsmål og sider for utfylling. «Kommunalt næringsfond» er et forenklet og mer tilpasset skjema som er passer til typiske prosjekter finansiert over kommunale næringsfond. «Redigerbart skjema» er et skjema som kan tilpasses manuelt av forvalter.
    - Les mer om bruk av Redigerbart skjema på lenken under:
    http://support.regionalforvaltning.no/support/solutions/articles/4000129284-redigerbart-søknadsskjema

  • «EUR kurs» er en funksjon som er tilpasset Interreg, og vil ikke nødvendigvis være relevant for kommunene å fylle ut

  • «Kommunenr. i RF» er en funksjon som er under utvikling, men som vil kunne ha relevans ved et eventuelt regionalt næringsfond, der det er deltakelse fra flere kommuner

  • Husk alltid å lagre nederst på skjermbildet




Utvalgskriterier

Her er det en avkryssing av geografi og tematikk, samt den aktuelle støtteordningens regionalitet. Disse valgene er tilknyttet de utvalgskriteriene som søker kan filtrere på for å søke seg frem til en spesifikk støtteordning. Den tematiske kategoriseringen er tilknyttet de mål man ønsker å nå ved den aktuelle støtteordningen.



Publiseringstekst

Her skal den generelle offentlige informasjonen om støtteordningen fremgå.



De neste fanene i konfigurasjonen er valgfrie å redigere. Det ikke er nødvendig å konfigurere funksjonalitet under disse fanene men det gir deg som forvalter flere muligheter å tilpasse støtteordningen.


Når de 3 første fanene er ferdig utfylt vil støtteordningen være klar for publisering. Klikk på Lagre eller Lagre og lukk knapp nederst på siden for å lagre endringer. 


Dersom "Publisert" knapp står på "Ja"-verdi på første fane i støtteordningen, og start- og sluttfrist er satt vil støtteordningen nå være publisert.



5. OPPRETT NY RAMME MED BUDSJETTOMRÅDE OG BEVILGNING


Det regnskapsmessige i forhold til bevilgning og gitte tilskudd blir håndterte gjennom begrepene ramme, budsjettområder og bevilgning. Før man starter med å legge inn vedtakene burde man opprette en ramme med minimum ett budsjettområde, f.eks 2019, og et beløp som tilsvarer den bevilgning som er gitt i 2019. 



Se bildet under for et eksempel med forklaring på hvordan skjermbilde kan se ut i fanen "Ramme/Regnskap":


Vi beskriver under hvordan ramme, budsjettområde og bevilgning registreres i programmet.


(1) Opprett ny ramme

- klikk knapp [Ny ramme] i ”Ramme og fordeling”, tilgjengelig fra hovedmeny ”Ramme/regnskap” 

- fyll ut begge sider på skjema for ramme tilsvarende som vist under





(2) Legg til ett eller flere budsjettområder

- etter lagring av ramme under pkt (1), klikk på tittel på ny ramme for innlegging av budsjettområder

- dette åpner register for innlegging av nye budsjettområder på ramme, klikk knappen [Nytt 

budsjettområde]




- fyll ut begge sider på budsjettområde skjema tilsvarende som vist under





(3) Legg inn bevilgning på budsjettområde

I RF13.50 er det mulig å legge inn mange transaksjoner under et budsjettområde til forskjell fra gamle

systemet RAPP13.50 hvor det var en en-til-en relasjon mellom budsjettområde og bevilgning. Dette

gjør det mulig å legge inn bevilgning, renter, overførte saldo osv. på ett og samme budsjettområde.


- klikk på aktiv tekst i kolonne ”Bevilgning” tilsvarende som forklart på bildet under 




- etter lagring av bevilgning kan en gjenta innlegging av flere overføringer om behov 





6. LEGGE INN RAPPORTERINGSPLIKTIGE VEDTAK



Når ramme, budsjettområde og bevilgning er opprettet kan du gå til søknadsregister og starte innlegging av

vedtak som skal rapporteres til KMD. Dette gjelder kun saker som må legges inn manuelt, og som ikke har blitt sendt inn av søker via søknadsportalen. Benytt knappen [Nytt forenklet tilsagn] for innlegging av nytt vedtak. Prosess for innlegging av ”Forenkelt tilsagn" er forklart i denne artikkelen



Husk å fullfør utfylling av forenklet tilsagn ved å sende det inn. I denne kontekst er ”Sende inn” det samme som å innvilge tilsagnet og saken får status ”Innvilget”. For alle innlagte tilsagn vil det som er innlagt under ”Finansieringskilde” vises i regnskapet for ramme og budsjettområdet.