RF13.50 åpner for mange muligheter med hensyn til forenkling av saksbehandlingen ved å gjenbruke tekst fra søknaden. Dette gjøres ved at en legger inn flettekoder (mergefield-koder) inn i forhåndsdefinerte maler. De forhåndsdefinerte malene lastes så opp og gis en egenskap som tilsvarer hvor i dokumentproduksjonen malen kan benyttes (type dokumentmal). I RF13.50 finnes det systemmaler, men forvalter kan selv lage egne maler. Eventuelt kan forvalter selv legge inn flettekoder (mergefield-koder) i eksisterende maler.


Denne dokumentproduksjonsmenyen finnes til høyre på prosjektets startside.



For å produsere et dokument fra prosjektets startside, gjør følgende:

•    Fra Søknads- og tilsagnsregisteret klikker en på prosjektnavnet til søknaden/tilsagnet en ønsker å åpne.

•    Prosjektets startside åpnes:

•    Fra prosjektets startside klikk på [Saksvurdering], velg dokumentmal og format.

•    Åpne eller lagre dokumentet.



Forvalter kan lage Word dokumenter lokalt og laste disse opp i programmet. Deretter kan disse benyttes for å produsere søknadsbrev, tilsagnsbrev etc. Bruk av fletting forenkler denne prosessen slik at samme brev skrives ut med forskjellig innhold til forskjellige mottakere. Fletting er ganske enkelt at man legger inn felter i maldokumentet sitt, som automatisk fylles med korrekt informasjon fra en datakilde. Det er forvalteren selv som bestemmer hva slags informasjon som skal være med i de forskjellige brevene, men navnet på feltene som skal fylles med informasjon, bestemmes av systemet og angis i en liste. Forvalteren må finne riktig feltnavn i listen og plassere dette på rett sted i malen sin.


For å åpne dokumentmalarkivet, gjør følgende:

•    Klikk på [System] i hovedmenyen.

•    Klikk deretter på [Dokumentmalarkiv] i system-menyen til venstre på siden.

•    Last ned standard maler, rediger de etter spesifikke behov.

•    Dokumentet "ALLEFLETTEKODER.DOCX" inneholder flettekodene systemet benytter.

•    Laste opp egendefinerte maler.


Merk!

Det er kun administrator som har tilgang til å laste opp maler fra hovedmenyen [System].




Veiledningsvideoer


Vi har publisert en video som viser hvordan administrator kan laste ned systemmaler, legge til flere flettefelter etter eget behov og deretter bruke malene til dokumentproduksjon. Klikk på spilleren under for å starte videoen.


 

Klikk her dersom du har problemer med avspilling av video.

 


Vi har publisert en video som viser hvordan administrator kan laste ned systemmaler, tilpasse de til eget behov og deretter bruke malene til dokumentproduksjon. Klikk på spilleren under for å starte video.



Klikk her dersom du har problemer med avspilling av video.

 


 


Flettekoder

Det er laget 2 stk eksempelmaler for aktuelle flettekoder tilgjengelig for dokumentproduksjon i sammenheng med:

  • Produksjon av dokumenter relatert til søknad/tilsagn.
  • Produksjon av dokumenter relatert til anmodning/anvisning av utbetalinger.


Begge maler kan lastes ned fra denne artikkel. Det er også mulig å  laste de direkte ned i Regionalforvaltning i forbindelse med dokumentmalarkiv.


Klikk på lenkene under for liste på tilgjengelig flettekoder: